Akso DMS文档管理系统围绕GMP要求设计文件体系，从起草、会审、审批、发布、生效、修订、增发、补发、打印、升版、复审、作废、归档、借阅、销毁等各环节依据权限控制功能，实现审计和日志追踪的文件全生命周期管理，最大程度确保文件管理工作符合法规要求，便捷、高效、可追溯。
能够对文件审批管理、版本控制、权限分配、日志追踪有效控制，方便易用，支持多方在线协同编辑文档使合作更加流畅高效，也支持对文件分发与记录收发台账和平衡进行有效管理。可通过建立文件关联关系，在文件变更时相关文件将收到确认提醒，实现文件同步更新。通过定期回顾功能，提醒责任人对文件进行确认更改，保证文件适用性与有效性。支持纸质文件物理位置管理及电子文件归档，针对到期档案提前提醒管理员处理；支持员工在线借阅档案，到期自动收回借阅权限，避免档案丢失、损坏，大大提高档案流通效率。
当前制药公司文件管理规程存在一些管理难题，例如，操作规程描述未考虑与其他规程之间的衔接关系，某些流程管理描述在不同规程中信息不一致，在法规更新时，各操作规程未同步更新而导致信息不对称。
Akso eGMP系统设计理念是从工厂整体质量管理角度出发，将整个文件系统设计为一个闭合球形网，单个文件不再碎片化，而是这个网中非常重要的一个节点，通过这个节点可以把它的上下游、横向文件全部串联起来。在系统管理中，一个节点内容出现变化，相关联文件就会收到通知，让这些文件所有者检查和确认，从而有效识别各流程间的矛盾点和缺失点，确保所有文件内容一致，防止执行人出现差错和混淆。系统将这种关联关系用关系图呈现，网中各个文件相互之间关系一目了然。
串联上下游、横向文件，一个变化其关联文件就会收到通知，让所有者检查和确认，有效识别流程间矛盾和缺失点，确保一致性，避免差错。
支持文档在线协同编辑、在线批注等功能，文档管理相关方可即时在线协作，大大提高文档工作效率。
强大的内容搜索功能，可一键查找所有SOP标题和内容，实现查询无死角。
随时可审核和批准文件，不受工作地域限制，还可用手机完成审批，缩短文件流转时间，提高效率。
可随时查看文件状态，识别文件管理过程中的瓶颈和风险，提供趋势预警并共享给团队成员和合作伙伴。
内嵌AI翻译工具，自动识别系统录入数据进行翻译；可根据系统选择语言，支持中英文双语系统。
Akso DMS系统支持复杂的文件编号规则设置，甚至能够通过配置实现文件编号字段和范围的扩展，帮我们解决了与集团及其他分子公司之间文件编号难统一的问题，而且系统遵行ICH、美国FDA、欧盟EDQM和中国药品监督管理局在GMP、GCP和GLP中对文件的管理规范，完全不用担心文件合规和官方审计问题
通过运用Akso DMS文档管理系统，我们不仅可以100%杜绝因人工疏忽导致的GMP文件风险，保障所有文件、档案、记录合规，而且通过消除纸质文件流通环节，提高了文件签批和流转的效率，给我们节约很大一笔成本。
我们有多个生产基地和研发中心，各场地的相关文件和信息有时无法及时分享传递，数据上形成“信息孤岛”，对交互协作非常不利。但凭借Akso DMS系统，我们不仅将现有的GMP体系文档、记录更科学高效合规可控地管理起来，全面符合数据可靠性管理，让我们GMP质量文档记录和数据可靠性管理有了质的提升！
应用Akso系统后，我们可以通过系统随时随地获取文档的最新有效版本，更加快速快捷，而且通过系统能让员工遵循文件生命周期的审批流程，不仅提高了我们的工作效率，也进一步提升了我们员工的GMP合规意识！
作为新达QA经理，以前我的桌面长期放置非常多的等待审批签字的文件，不仅混乱而且需要长期加班处理文件事务，经常出现差错；自从应用Akso系统之后，这个问题得到彻底解决，系统以成熟先进的信息技术手段，更好地支持质量管理的合规性和数据完整性，业务流程完全依据GMP法规要求
